Avslag?! De vanligaste orsakerna

Vi ger numera allmän respons till dig som sökt bidrag i november och i vissa andra ansökningsomgångar under året. I beskedsmejlen finns ombudsmännens översikt över ansökningarna inom det aktuella området. Responsen är allmän, men ger ändå information om vanliga orsaker till avslag inom de olika genrerna.

Det behöver inte alltid vara något fel på själva ansökan; det kan också handla om att vi inte är rätt finansiär för verksamheten eller projektet. Vårt uppdrag är att stödja utbildning, kultur, konst, vetenskap och forskning samt samhällsservice som gynnar det svenska i Finland. Med ”samhällsservice” avser vi närmast verksamhet inom den tredje sektorn.

Alla våra bidrag och stipendier måste ha en tydlig anknytning till det svenska i Finland. Läs mer om hur vi resonerar bland våra tips under Stipendier & bidrag – Till sökande.

Observera att det inte räcker att du eller din verksamhet är svenskspråkig – den måste också ha tydliga band till Finland.

Verksamheten måste inte vara finlandssvensk i betydelsen att alla involverade är finlandssvenskar, men den måste vara på svenska eller verka för det svenska i Finland.

Vi kan inte bevilja bidrag för finskspråkig verksamhet i Sverige (sverigefinsk).

Utflyttade finlandssvenskar

Motiveringen ”svag anknytning till det svenska i Finland” kan ibland även gälla personer som är finlandssvenskar.

Om du sedan lång tid tillbaka är fast bosatt utomlands och inte är verksam i Finland minskar din möjlighet att få bidrag för din verksamhet från Svenska kulturfonden, eftersom din verksamhet då inte främjar det svenska i Finland.

Om du är bosatt utomlands men aktivt verksam i Finland gäller ovanstående antagligen inte dig.

En vanlig orsak till att en ansökan får avslag är att Kulturfondens andel av budgeten är väldigt hög. Det är i många fall inte rimligt att vår andel utgör hela budgeten eller en stor andel (till exempel över 70-80 procent). Det är svårt att ge någon riktgivande procentsats för vad som är en acceptabel nivå, men var alltså uppmärksam på hur stor procent av budgeten som ansökan gäller.

Varför resonerar vi så här?

Om hela projektet vilar på Kulturfondens bidrag påpekar våra sakkunniga och förtroendevalda ofta att det saknas förutsättningar för projektet att leva vidare framöver, och avstår då ofta från att bevilja bidrag överhuvudtaget.

Avsaknad av andra finansiärer ger också en bild av att sökande antingen inte försökt hitta annan finansiering eller att övriga finansiärer inte tror på projektet – båda dåliga alternativ.

I många fall är det också avgörande om det finns offentlig finansiering (kommun, samkommun, stat, EU) med i finansieringsplanen. Vi vill och kan inte bevilja bidrag till sådant som det offentliga borde medverka till att finansiera.

Vi beviljar inte bidrag för

• lagstadgad verksamhet (till exempel upprätthållande av skola, bibliotek)
• näringsverksamhet, inklusive uppstart av företag
• infrastrukturprojekt eller fastighetsbyggen
• turism
• översättning av litteratur – se FILI
• social- och hälsovård, inklusive rehabilitering

De enda undantagen från det sistnämnda är bidrag av den typ som ges inom ramarna för Kultur i vården eller andra projektbidrag där syftet är att föra in konst och kultur i verksamheten.

Vi ger i regel inte heller bidrag för

• traktering vid seminarier och konferenser
• översättningar av material
• anskaffningar av utrustning eller material
• tillsvidareanställningar
• historiker, fester och jubileumsevenemang. 100-årshistoriker är undantagna denna regel.

Ett undantag för regeln om anskaffningar är Bokpaket. Privatpersoner eller organisationer kan däremot inte ansöka om bidrag uttryckligen för att uppdatera teknisk utrustning (till exempel kameror, datorer och datorprogram). Undantag finns inom vissa specialfonder och anges då särskilt.

Läs gärna vår artikel om bidrag för anskaffningar.

Om bidrag för anställningar kan du läsa mer i den här artikeln.

Ur ansökan måste tydligt framgå vad, vem, när och hur någonting ska göras, och varför. En otydligt skriven ansökan ger också ett mindre engagerat intryck.

Om du känner dig osäker som skribent rekommenderar vi att du tar hjälp av någon kollega eller vän med att göra ansökan. I samband med det brukar också eventuella oklarheter i projektplanen dyka upp och du lär dig förklara dem tydligare. När du läser igenom texten märker du antagligen om det finns osammanhängande eller oklara bitar.

Tänk på att de som läser ansökan till inte känner till ditt projekt. Utgå också från att de inte känner till dig och din verksamhet heller. Dela alltså gärna med dig av bakgrundsinformation.

Kulturfondens ombudsmän läser inte ansökningar på förhand, men det går alltid bra att fråga oss om allmänna råd och tips.

Budgeten är mycket viktig då din ansökan bedöms. Budgeten måste alltid omfatta hela projektet eller verksamheten, vara realistisk och i balans. I en balanserad budget är summan för utgifter den samma som för intäkter. Ifall budgeten uppvisar vinst bör det finnas en rimlig förklaring till detta i ansökan.

På Svenska kulturfondens Youtube-kanal hittar du våra instruktionsvideor om hur du gör en bra budget. Titta på alla fyra delar av vår budgetskola.

Privatpersoner ska inte göra stora projektansökningar i eget namn. Det är orealistiskt att en privatperson ensam kan driva ett stort projekt på ett förtjänstfullt sätt. Det är också oftast ekonomiskt och administrativt komplicerat att hantera ett större projekt som privatperson.

Det här behöver inte innebära att din idé är dålig. Den behöver dock förankras inom en organisation, gärna en sådan som redan arbetar inom området. Genom att samarbeta med en organisation försäkrar du dig om att din idé kan utvecklas och får bättre förutsättningar att leva vidare på lång sikt.

Ju större projekt, desto större anledning att ha en organisation som projektägare.

Vi välkomnar nytänkande och innovation, men samtidigt måste planerna vara genomförbara och rimliga. Ju större projekt, desto viktigare är förarbetet.

Påvisa varför projektet behövs och hur du tagit reda på det. Hur ska de erfarenheter som fås inom projektet förvaltas? Skulle det vara rimligare att inleda med ett pilotprojekt för att testa format och metoder?

Om du hänvisar till samarbetspartner i ansökan måste de vara vidtalade.

Det är till exempel ganska vanligt att sökande vill arbeta med skolor, utan att första ha diskuterat detta närmare med skolorna. När bidraget beviljats har det uppdagats att skolorna inte kan delta i projektet som då förfaller.

Om du till exempel ansöker om stipendium för att skriva en roman men aldrig har blivit publicerad är dina chanser små. Det samma gäller om en långfilm är ditt första filmprojekt. Tidigare erfarenhet av motsvarande arbete eller produktioner är grundläggande för en trovärdig ansökan.

Du måste också kunna bestyrka dina erfarenheter, till exempel genom att bifoga ett uppdaterat CV och hänvisa till tidigare projekt. Minns också att bifoga arbetsprover då det är möjligt.

Det händer att likartade projekt ställs mot varandra och tävlar om samma pengar. Då kommer i princip alltid den ansökan som ger ett omsorgsfullt intryck att dra det längre strået.

Det här gäller speciellt för ansökningar om arbetsstipendier. Där är konkurrensen inom de olika konstgenrerna väldigt hård. Andelen ansökningar som beviljas kan vara så låg som 10-15 procent.

Inom konst är arbetsprover avgörande för att stipendier och bidrag ska beviljas. Speciellt inom konsten kan goda arbetsprov ibland uppväga en språkligt svag ansökan.

Vi tillämpar kollegial bedömning. Läs mer om hur vi arbetar med våra sakkunniga.

Arbetsprover ska bifogas till ansökan eller finnas tillgänglig på extern webbplats (inte molntjänst).

Har du eller din organisation tidigare beviljats bidrag, men inte redovisat dessa?

Har ni varit inblandade i projekt där planering och/eller ekonomisk uppföljning brustit (skulder, obetalda arvoden, upprepade ansökningar för att budgeten gått åt snabbare än planerat)?

Alla kan göra misstag, men om du som sökande har den här typen av historia hos oss kan det påverka vår bedömning negativt. Om du misstänker det här är du välkommen att kontakta oss för en diskussion inför ditt nästa projekt.

När det gäller våra bidragsformer med fri ansökningstid är det vanligaste skälet till avslag att ansökan inte motsvarar kriterierna för bidragsformen. Läs kriterierna noggrant innan du gör ansökan, och fråga gärna om du är osäker ifall bidragsformen passar ditt ändamål. Observera speciellt kriterier som gäller hur ofta du kan beviljas ett visst bidrag.

Alla våra sakkunniga som bedömer ansökningar som gäller vetenskaplig
forskning är själva erfarna och välmeriterade forskare. När du ansöker om forskningsbidrag läser de sakkunniga din forskningsplan noggrant för att se om den håller måttet och är skriven enligt akademiska principer.

Om det blir avslag på ansökan beror det ofta på att planen inte är tillräckligt genomarbetad för att ge ett övertygande intryck. Kom till exempel ihåg att det är viktigt att motivera varför forskningen är viktig och berätta vilken ny kunskap den ska bidra till. Tänk också på att metodologin måste beskrivas tydligt.

Sökandes erfarenheter, tidigare meriter inom sitt forskningsområde och
bidrag beviljade från andra forskningsfinansiärer påverkar också beslutet.

När det gäller ansökningar om doktorandstipendium är det viktigt att visa att forskningen framskrider i förväntad takt. Uteblivna rekommendationer kan minska chansen att få doktorandstipendium.

Konkurrensen om forskningsbidrag är hård och många forskningsplaner
som är på god väg, men ännu inte är genomarbetade, får tyvärr avslag. Sakkunniga uttrycker då ofta en förhoppning om att sökande ska återkomma nästa år. Ge alltså inte upp hoppet!

Bland alla ansökningar som kommer in i november är konkurrensen absolut hårdast när det gäller arbetsstipendier inom konst. Ofta är avslagsorsaken helt enkelt att andra sökande var mer meriterade.