Vad händer med din redovisning?

Du som har fått ett bidrag av Kulturfonden ska redovisa hur du använt bidraget. Men vad gör vi med din redovisning och hur detaljerat ska du redovisa? Läs vår text om redovisningar.

Vi följer god förvaltnings- och stiftelsesed och här ingår redovisningar. Vi har ett ansvar mot våra donatorer och vill försäkra oss om att pengarna används enligt deras vilja.

Redovisningen är en uppföljning av hur våra bidrag används. Den är en bekräftelse på att du har använt bidraget för ändamålet som du uppgett i din ansökan.

Din redovisning hjälper oss också att utveckla vår verksamhet. Ibland får vi eller projektägarna idéer till nya koncept ur redovisningarna.

Vad vill vi veta?

I redovisningen ska du uppge vad du gjorde med bidraget och vad du tror att det ledde till. Beskriv hur målsättningarna för ditt projekt eller din verksamhet uppfylldes.

Vi frågar också vilka effekter du tror att projektet eller verksamheten har på kort och lång sikt. Det räcker att du själv reflekterar över effekten på lång sikt.

Fokusera på endast verksamheten eller projektet som drivits med hjälp av bidraget som nu redovisas.

Speglar din redovisning din ansökan?

Det kan ha gått lång tid mellan ansökan och redovisning. Läs gärna din ansökan och gör en återkoppling till den då du gör din redovisning.

Hur detaljerad ska du vara?

Bidragsformen avgör vilka frågor vi ställer och hur detaljerad du ska vara i redovisningen.

I november söker många aktörer stora projektbidrag. Därför är redovisningen i regel mer omfattande för dig som sökte bidrag under vår ordinarie ansökningstid i november.

Bidrag som du kan söka under hela året har tydligare kriterier och då är också redovisningsformuläret kortare. Till exempel resebidrag har i regel inte lika omfattande redovisningsformulär som arbetsstipendier och bidrag för forskning, verksamhet och projekt.

Vi är måna om att du inte ska lägga ner oskäligt mycket tid på sin redovisning. Alla redovisningar är elektroniska och du behöver inte bifoga kvitton till dem. Du ska ändå spara dina kvitton; vi kan be om dem i efterhand.

Om din redovisning är otydlig eller om vi är osäkra på något, ber vi om mer info. Svara då så fort som möjligt.

Vem läser din redovisning?

I regel läser samma ombudsman både din ansökan och din redovisning. Om du vill veta vilken ombudsman som ansvarar för ditt bidrag – kolla bidragets webbinfo på www.kulturfonden.fi – Stipendier & bidrag.

Hur fort godkänner vi din redovisning?

Våra ombudsmän får tusentals redovisningar varje år. Vi granskar dem varje vecka, men eftersom många redovisar samtidigt kan svarstiden variera.

Efter att vi godkänt din redovisning arkiverar vi den i vårt stipendiehanteringssystem.

Påverkar din redovisning nästa ansökan?

Då du gör din ansökan ber vi dig kontrollera att du inte har några försenade redovisningar.

När vi behandlar ansökningar ser vi om du har försenade redovisningar, och det påverkar förstås bedömningen av din ansökan. Det kan innebära att vi ger avslag på nästa ansökan och istället prioriterar sådana sökande som skött sina redovisningar.

Ibland beviljar vi ändå bidrag till en sökande som missat en redovisning, men då kräver vi att de försenade redovisningarna lämnas in innan vi betalar ut det nya bidraget. Det här är ändå ett undantag – huvudregeln är att redovisningar ska vara inlämnade för att vi ska bevilja nya bidrag.

Om du söker bidrag för till exempel Kultur på bibban eller Kultur i skolan kräver vi att alla tidigare bidrag av den typen ska vara redovisade när nästa ansökan lämnas in. Det här gäller vissa typer av bidrag. Ifall vi får en ansökan av en sökande som har oredovisade bidrag av samma typ behandlar vi inte den nya ansökan innan redovisningarna lämnats in.

Att du redovisar påverkar alltså i hög grad behandlingen av dina nya ansökningar.

Verksamhetsbidrag – hur påverkar redovisningen vårt beslut?  

För sökande som har en kontinuerlig relation till oss som finansiär – organisationer med verksamhetsbidrag – innebär de årliga ansökningarna och redovisningarna att vi får en uppföljning av organisationens verksamhet. Både informationen i ansökan och de tidigare redovisningarna är värdefull för oss. Till god förvaltning i stiftelser hör att följa med den verksamhet som understöds. Eftersom vi inte kan ha enskilda möten med alla sökande förlitar vi oss på den information som vi får i ansökningar och redovisningar.

Vi får informationen i redovisningarna till oss med en viss fördröjning. Vi beviljar verksamhetsbidrag i mars men redovisningarna får vi senare under våren när bokslut och verksamhetsberättelser blir klara. Redovisningen påverkar därför inte vårt beslut om den ansökan som vi behandlat när du lämnar in din redovisning, men den är ändå viktigt för oss.