Bakom kulisserna – vem är Rimbert?

Kulturfonden fick 3 368 ansökningar i november. Alla ansökningar lämnas in elektroniskt. Datachef Peter Hällström har som mål att få så lite telefonsamtal som möjligt. Då fungerar tekniken som den ska.

– Rimbert är Kulturfondens hjärna, hjärta och minne.

Datachef Peter Hällström blir något poetisk när han beskriver Rimbert, Svenska kulturfondens webbsystem för ansökningar och utdelning. Och inte så konstigt, Rimbert är kanske lite av Peters bebis.

Peter har jobbat på Kulturfonden i 16 år. Han har sett kansliet träda in i den digitala eran, från ofantliga mängder pappersansökningar. Och han har varit med och kodat Rimbert från första början.

I dag sker det mesta via Rimbert: sortering, behandling och beslut om ansökningar och mycket mer … Och så har Rimbert i realtid koll på utbetalningar, vem som sökt, vem som fått avslag och vem som borde skicka in en redovisning.

Sedan starten har över 560 miljoner euro passerat via Rimbert. Inom Rimbert finns 40 olika ansökningsblanketter. En bra ansökningsblankett underlättar jobbet både för den som söker och för den som tar emot ansökan.

– ”Enkelt” är vårt ledord. Systemet ska vara lätt att använda och hålla hög kvalitet, säger Peter.

I november, särskilt under månadens sista dagar går Rimbert på högvarv. I november 2019 lämnades 3 368 ansökningar in. Av dem kom 86 procent under den sista veckan och 240 av dem den sista timmen, mellan klockan 23 och 24.

– Det visar att våra sökande har en stor tilltro till systemet och, peppar, peppar, Rimbert har aldrig kraschat.

Att det är samma personer som sköter kundtjänst och it-stöd som byggt upp systemet är enligt Peter guld värt.

– Det är A och O. Jag kan på en kaffepaus höra någon av våra ombudsmän säga att något är störande. Så går jag till vår fantastiska kodare Patrik Rusk som fixar det på nolltid.

Och små justeringar behövs hela tiden. I fjol gjordes kring 490 ändringar i Rimbert.

– Det är ”ingenjörslättja”. Ju bättre vi jobbar, desto färre samtal får vi och då kan vi lägga tid på andra saker. Rimbert gör sällan fel.

Rimbert

• Föddes: 2001 i Helsingfors. Rimbert 3.0 lanserades 2017.
• Vad: Kulturfondens elektroniska ansökningsprogram och mycket mer.
• Betydelse: ”Kulturfondens hjärna, hjärta och minne.”
• Populärt: Används sedan 2009 också av andra fonder och stiftelser i Finland.
• Och namnet då? Rimbert var ärkebiskop i Hamburg-Bremen 865 till 888. Att systemet heter Rimbert hänger ihop med föregångaren Ansgar, ett namn som egentligen bara var en förkortning av ”Ansökningar”. Ansgar var biskop i Hamburg-Bremen på 800-talet och efterträddes av Rimbert.

Text: Lina Laurent